Jak zrekrutować...Sekretarkę/Pracownika Administracji 0
Jak zrekrutować...Sekretarkę/Pracownika Administracji

Zawód: Sekretarka/Pracownik Administracji
Branża: Biuro rachunkowe
Staż pracy: 13 lat
Podsumowanie - wnioski z wywiadu: 

  • zachowanie rekrutera na rozmowie kwalifikacyjnej jest dla kandydata niezmiernie ważne - spokój, opanowanie, dobre przygotowanie, ale i uśmiech powodują, że kandydat pewniej czuje się na spotkaniu i ma szansę lepiej się zaprezentować
  • adekwatne formułowanie i zadawanie pytań - te powinny być dopasowane do roli i firmy, do której poszukujemy pracownika, wynikać z wymagań postawionych w ogłoszeniu rekrutacyjnym czy przedstawionym podczas rozmowy. Kandydat powinien wiedzieć, czego dokładnie, jakiej odpowiedzi czy jakiej informacji oczekuje od niego rozmówca. W przeciwnym wypadku kandydatowi trudno jest udzielić jasnej, rzeczowej odpowiedzi - ma poczucie, że "źle wypadł" lub, że jest oceniany przez pryzmat nieistotnych faktów.
  • pytajmy, dociekajmy i omawiajmy rzeczywiste potrzeby danej osoby w kontekście pracy - na przykładzie Arlety, bohaterki dzisiejszego wywiadu, widzimy, że nie zawsze są to: rozwój, szkolenia, wyjazdy służbowe, awans. Czasem najważniejsza jest stabilizacja, pewne i stałe godziny pracy, adekwatna forma umowy. Dzięki temu, że Arleta otrzymała w tej pracy to, czego dokładnie potrzebuje, nie rozważa zmiany, a samą pracę ocenia jako dobrą dla niej. Rozwój zapewnia jej hobby, któremu może poświęcać czas właśnie m.in. dzięki dopasowanym do niej godzinom pracy :-)
  • a na koniec - dopasowaną do nas pracę możemy znaleźć także w Urzędzie Pracy - to było zaskoczeniem naszego rozmówcy :-) 

 

Dzień dobry Arleto. Na jakim stanowisku i w jakiej branży obecnie pracujesz?
Aktualnie pracuję w Biurze Rachunkowym, na stanowisku sekretarki.

Na czym, ogólnie, polega twoja praca? Co należy do twoich codziennych obowiązków?
Mam dość szeroki zakres obowiązków. Ze względu na charakter firmy, mój cykl dnia jest uzależniony od dnia miesiąca. Przede wszystkim odbieram pocztę mailową i przekazuję ją do odpowiednich osób, tak samo z pocztą „stacjonarną”. Przesyłam też informacje do klientów – wymiana korespondencji trwa cały dzień. Obsługuję program do wystawiania faktur oraz ich rozliczania, przyjmuję wpłaty od klientów do kasy oraz rozliczam wpłaty, które przychodzą przelewem – zajmuje to znaczną część mojego dnia, ponieważ muszę to zrobić w programie, następnie w specjalnym zeszycie, a później ręcznie wpisać w kartotekach. Przyjmuję dokumenty od klientów i przekazuje je do odpowiednich pokojów. Dodatkowo wykonuję wszystkie potrzebne dokumenty (WORD, EXEL) zlecone przez szefa, albo współpracowników. Zajmuję się również obsługą telefonów, umawiam spotkania z szefem. Przygotowuję do wysyłki deklaracje do Urzędu Skarbowego. Ze względu na ilość firm, jaką prowadzimy, jest to rozłożone na kilka dni i moim obowiązkiem jest dopilnować, by każda firma została wysłana w terminie. Zaopatruje biuro w artykuły biurowe i higieniczne.

Jak zorganizowana jest Twoja praca?
Pracuje stacjonarnie, samodzielnie, przy komputerze i z dokumentami, w trybie ośmiogodzinnym.

Jak znalazłaś obecną pracę?

Ofertę pracy zauważyłam będąc w urzędzie pracy, nie została mi ona zaproponowana przez pracownika, sama zauważyłam ją na jej biurku i zapytałam, czy ta oferta jest skierowana również do mnie.

Jak wyglądał proces rekrutacji do niej?
Rekrutacja składała się z kilku etapów – pierwszy odbył się w urzędzie pracy i uczestniczyło w nim ponad 30 kobiet. Najpierw było spotkanie ze wszystkimi i wyjaśnienie, na czym dokładnie polegać będzie praca i została podana informacja, że jeśli ktoś nie jest wielozadaniowy, to może zrezygnować ;)
Następnie było spotkanie w cztery oczy z szefem – on czytał CV i zadawał pytania. Przeszłam do kolejnego etapu i zostałam zaproszona do firmy, tam padło kilka pytań i zostałam poinformowana, że chętnie by mnie przyjęto do pracy, ale nie na stanowisko sekretarki tylko księgowej. Wyraziłam chęć i zostałam zaproszona na jeszcze jedno spotkanie. Finalnie po kilku dniach otrzymałam telefon, że dziewczyna, która „wygrała” zrezygnowała i jeśli jestem zainteresowana zapraszają mnie na dzień próbny i tym sposobem zostałam sekretarką w biurze rachunkowym.

Jak go oceniasz?
W UP atmosfera była dość chaotyczna, ale po wejściu na rozmowę w cztery oczy było szybko, konkretnie i sprawnie. Wcześniej podczas informowania, na czym będzie polegać praca, dostałyśmy wszystkie rzetelne informacje. Dość spontanicznie i luźno przekazane. Rekruter poinformował nas, że sekretarka, to najgorsze stanowisko w firmie – byłam dość zaskoczona taką informacją, po sali rozszedł się szum, bo nie byłyśmy pewne, czy dobrze usłyszałyśmy ;) Spotkania w firmie, były bardziej stresujące - tam trzeba było wykazać się kilkoma umiejętnościami np. obsługi programów Office. Dodatkowo niektóre pytania wydawały się dość „dziwne”, nie bardzo wiedziałam, co mają wspólnego ze stanowiskiem, które mi proponowano (np. czy ktoś z najbliższej rodziny pracuje w policji).

Czego oczekiwałabyś w procesie rekrutacji? Co dla Ciebie znaczy „dobra rekrutacja”?
W procesie rekrutacji oczekiwałam, że moje CV zostanie potraktowane poważnie – chodzi mi o to, że wcześniej pracowałam tylko w jednej firmie, ale moje zatrudnienie trwało 10 lat, co moim zdaniem stawiało mnie w dobrym świetle. Myślę, że dobra rekrutacja jest wtedy, gdy rekruter jest pewny siebie, ale spokojny, opanowany i z uśmiechem – to pomaga się rozluźnić i wtedy rozmowa przebiega bardziej spontanicznie, ale i rzetelnie.

W swoim życiu miałam tylko dwie rozmowy kwalifikacyjne, jedna w firmie państwowej – gdzie mimo, iż była to mundurówka, atmosfera była bardzo przyjemna, zdarzały się nawet żarty, ale osoby rekrutujące interesowały się tylko moim życiem zawodowym. Z kolei w firmie gdzie aktualnie pracuje, rekrutacja była bardziej zachowawcza, choć padały pytania osobiste (mnie osobiście one nie przeszkadzały).

Kiedy poszukiwałaś pracy na to stanowisko, gdzie szukałaś adekwatnych ofert?

Ofert pracy szukałam przede wszystkim na stronach internetowych, ale tam niestety nie było nic, co by mnie interesowało i spełniało moje wymagania. Nigdy nie sądziłam, (jakkolwiek dziwnie to brzmi), że znajdę pracę przez urząd pracy.

Co było dla Ciebie najtrudniejsze na etapie wyszukiwania ogłoszeń?
Mieszkam w małym mieście, zależało mi, żeby pracować w konkretnych godzinach, - tak, żebym mogła zaprowadzić i odebrać dzieci z przedszkola. Wiedziałam, że dobre stanowiska, w biurze, zazwyczaj w takim mieście, w jakim mieszkam, załatwiane są raczej po znajomości, a ja byłam w tym mieście nowa…

Czego oczekiwałaś po ogłoszeniu o pracę?
W jakich godzinach pracuje biuro, czy jest to praca stacjonarna, co należy do obowiązków.

Co dla Ciebie w ogóle jest ważne w samej pracy? Jakie musi spełniać warunki, by była dla Ciebie dobra/dopasowana?
Jak wcześniej wspomniałam istotne były godziny pracy, musiały być podporządkowane pod godziny otwarcia przedszkola. Ważna była także umowa. Zależało mi, aby była to umowa o pracę. Obawiałam się o współpracowników - poza szefem, w biurze pracują same kobiety, bałam się, że co chwila będą jakieś konflikty, wydawało mi się, że mogę pracować tylko w zespole mieszanym, okazało się, że nie ;) Lubię wiedzieć, że to co robię, jak robię, jest w pewnym stopniu ważne dla innych, wiem, że jestem w tej pracy potrzebna i to na pewno napędza pozytywnie. W mojej pracy nie jeżdżę na szkolenia, nie ma awansów – nie przeszkadza mi to, mam stabilizację, pewną pracę, a to daje mi spokój, którego potrzebuje, moje ambicje spełniam w moim hobby, które mogę realizować dzięki temu, że pracuje na etacie.

O co chciałabyś być zapytana przez rekrutera podczas rozmowy? O czym chciałabyś rozmawiać podczas rozmowy kwalifikacyjnej?

Jak wcześniej wspomniałam, byłam tylko na dwóch rozmowach kwalifikacyjnych i nie poczułam po nich jakiegoś niedosytu. Rozbawiło mnie pytanie na pierwszej rozmowie (w której pracy niestety nie otrzymałam) czy mam jakieś wady – chwilę się zastanawiałam, nie mogąc żadnej znaleźć i wtedy jeden z rekruterów zapytał „a może jest pani uparta”? Spojrzałam na niego wymownym wzrokiem, a potem zapytałam „a czy to jest wada”? – cała czteroosobowa komisja się uśmiechnęła 😊 Lubię ludzi konkretnych, uważam że szef taki powinien być, dlatego na rozmowie o pracę nie ma co owijać w bawełnę, warto pytać prosto z mostu, tak, by każda ze stron była pewna, że chce współpracować z daną osoba.

Co w tej ofercie rekrutacyjnej było dla Ciebie na tyle atrakcyjne, że zdecydowałaś się przyjąć tę ofertę pracy?

Ponownie się powtórzę ;) godziny pracy. Cieszyłam się, że po 4 latach mogę wrócić do ludzi, usiąść za biurkiem i znowu pracować :-)

Czy jest jeszcze coś, co chciałabyś dodać w kontekście Twoich rekrutacyjnych i pracowniczych doświadczeń?
Może dodam jeszcze, że przez pierwszy miesiąc prawie nie jadłam w pracy, ponieważ nie mogłam niczego ogarnąć, obowiązków wydawało mi się tak dużo, że nie sadziłam, iż kiedykolwiek dam rade okiełznać to stanowisko. Później się udało, trochę wyluzowałam i z każdym dniem było lepiej.

To musiało być dla Ciebie naprawdę trudne!

Dziękuję za wywiad.

Komentarze do wpisu (0)

do góry
Sklep jest w trybie podglądu
Pokaż pełną wersję strony
Sklep internetowy Shoper.pl