Jeszcze 2 lata temu nikt nie myślał na poważnie o rekrutacji pracowników online. Dziś to już prawie norma. Ale jak wybrać najlepszego pracownika bez spotkania na żywo? Czy rozmowa kwalifikacyjna "przez monitor" może być pozytywnym doświadczeniem dla obu stron?

 

KILKA WNIOSKÓW Z BADANIA CANDIDATE EXPERIENCE W POLSCE 2021 (eRecruiter)

Z badania przeprowadzonego przez eRecruiter oraz Koalicji na rzecz Przyjaznej Rekrutacji wynika, że blisko 80% kandydatów ocenia pozytywnie rekrutacje zdalne. Największymi atutami są duża oszczędność czasu, brak ograniczeń co do lokalizacji i możliwość wzięcia udziału w większej liczbie procesów.

Trzeba przy tym dodać, że co czwarty pracownik fizyczny i co trzeci specjalista preferuje rekrutację online zamiast spotkania stacjonarnego. Wyzwaniem – zarówno dla pracodawców, jak i kandydatów – są kwestie związane z przybliżeniem i poznaniem na odległość kultury organizacji oraz panującej w firmie atmosfery. 

Z raportu wynika, że pracodawcy ogólnie mają poczucie, że dbają o dobre doświadczenia kandydatów. Tymczasem różnica między tym, czego pracownicy oczekują w rekrutacjach, a co otrzymują, jest znaczna. Wystarczy spojrzeć na kilka kluczowych dla pracowników kwestii:

Szczere i rzetelne przedstawienie warunków pracy

• Pracownicy fizyczni 72%-34% ( pierwsza wartość pokazuje, ilu pracowników oczekuje tego w rekrutacji, druga liczba pokazuje, ilu otrzymuje to w rekrutacjach)
• Specjaliści 82%-32%

Informowanie w ogłoszeniu o wynagrodzeniu

• Pracownicy fizyczni 67%-45%
• Specjaliści 75%-29%

Przekazanie informacji o niezakwalifikowaniu się do następnego etapu

• Pracownicy fizyczni 51%-10%
• Specjaliści 74%-14%

Przekazanie informacji o zakończeniu rekrutacji (nawet jeśli kandydat nie uczestniczył w spotkaniach)

• Pracownicy fizyczni 43%-18%
• Specjaliści 63%-25%

Krótki proces rekrutacyjny (max. 2 spotkania w przypadku specjalistów, tydzień w przypadku pracowników fizycznych)

• Pracownicy fizyczni 41%-21%
• Specjaliści 61%-35%

Dla nas, jako rekrutujących, to wskazówka, o co powinniśmy zadbać w naszych procesach, by były dla kandydatów dobrym doświadczeniem. Również wtedy, gdy część lub całość rekrutacji organizujemy online.

 

DLACZEGO WARTO REKRUTOWAĆ ONLINE?

Na pewno bezpośrednie poznanie kandydata jest wartościowe – łatwiej nam wówczas przyjrzeć się komunikacji niewerbalnej, nawiązać relację. Kandydat widzi nasze biuro, zachowanie pracowników, poznaje kulturę organizacji.

Jednak i spotkanie online niesie za sobą korzyści. Przede wszystkim:

• Mamy możliwość kontaktu z kandydatami z wielu lokalizacji, zatem zwiększamy szansę na powodzenie rekrutacji.
  
  
• Elastyczność– na spotkanie online możemy się umówić o dowolnej godzinie, więc łatwiej nam dopasować się do potrzeb kandydata i swoich możliwości. Możemy odbyć rozmowę nawet późnym popołudniem czy wczesnym porankiem z domu. 
  
  
• Oszczędność czasu – kandydat nie musi przyjeżdżać do naszego biura na spotkanie, my z kolei nie musimy wykonywać dodatkowych czynności jak np. organizować miejsca na spotkanie.
  
  
• Sprawdzenie umiejętności komunikacyjnych kandydata– jest to wartościowe szczególnie w sytuacji, gdy kandydat również będzie pracował online i na co dzień korzystał z umiejętności komunikacji w tej formie. Samo spotkanie online wymaga wbrew pozorom więcej kompetencji w tym obszarze. Trudniej bowiem nawiązać i podtrzymać swobodną rozmowę i jej płynność.
  
  
• Ten sam proces rekrutacyjny– w rekrutacji zdalnej nie musimy rezygnować z poszczególnych etapów. Wystarczy je przenieść do przestrzeni wirtualnej Jak? O tym niżej. 

 

BUDOWANIE REKRUTACJI ONLINE

Sam proces nie musi znacząco różnić się od rekrutacji tradycyjnej. Zmieni się jedynie forma i narzędzia, z których korzystamy. Przykładowo może on przebiegać tak:

 Ogłoszenie –> aplikacja –> telefon –> spotkanie online –> zadanie/spotkanie online –> oferta

 Z jakich narzędzi możemy skorzystać na poszczególnych etapach?

 

• Aplikowanie – Na tym etapie możemy zaproponować kandydatom wypełnienie formularza online, który zastąpi tradycyjne CV. Możemy w nim zapytać dokładnie o te obszary, które są dla nas ważne z punktu widzenia przyszłej pracy.
  Ankietę online możemy wykorzystać również jako pierwszy etap selekcji (po otrzymaniu CV) – dostarczy nam nie tylko dodatkowej wiedzy o kandydacie, ale pozwoli ocenić sposób komunikacji pisemnej czy zaangażowanie w sam proces.

• Planowanie rozmów – Zamiast tradycyjnego telefonu lub maila, możemy udostępnić kandydatom swój kalendarz i to oni wybiorą oraz zarezerwują dobry termin na spotkanie. Dzięki temu unikamy wymieniania się wiadomościami i oszczędzamy czas na koordynowanie spotkań. Narzędziem, który to umożliwia jest np. Calendly.

• Rozmowa rekrutacyjna – Obecnie mamy dostępnych wiele narzędzi, za pomocą których z łatwością przeprowadzimy takie spotkanie. Najlepiej wybrać narzędzie, do którego kandydat będzie mieć łatwy dostęp, które zna lub bez trudu się z nim połączy. Może to być np. Google Meet, Google Hangouts, Zoom, Teams czy WhatsUp.
  Poza ogólnymi rozwiązaniami, na rynku istnieją narzędzia stricte dedykowane do prowadzenia rozmów rekrutacyjnych online. Dodatkowo, możemy je również wykorzystać do wcześniejszej oceny kandydatów poprzez przesłanie pytań rekrutacyjnych, na które kandydaci nagrywają odpowiedzi w dowolnym dla siebie czasie.

• Zadania rekrutacyjne – Jeśli zdecydujemy się przeprowadzić je online, to dobrym pomysłem jest wykorzystanie wirtualnych tablic (np. Miro, Mural czy JamBoard) czy formularzy online, w których mamy możliwość pracować z kandydatem w czasie rzeczywistym i obserwować jego działania. Pamiętajmy jednak, że jeśli kandydat nie zna tych narzędzi, będzie mu trudniej zaprezentować swoje umiejętności. Musimy to wziąć pod uwagę przy ocenie.

 

BUDOWANIE DOBRYCH DOŚWIADCZEŃ KANDYDATÓW W REKRUTACJI ONLINE


Poniżej znajdziesz kilka moich podpowiedzi, w jaki sposób uczynić rekrutację online bliższą kandydatom i „ludzką”.

• Zadbaj o swój wizerunek w sieci w każdym punkcie styku kandydata z Twoją firmą np. w ogłoszeniu rekrutacyjnym, zakładce Kariera, opiniach o firmie. Niech na każdym z tych etapów otrzymuje dokładnie takie informacje, jakich oczekuje i jakie dadzą mu argumenty do podjęcia decyzji o zaangażowaniu się w rekrutację właśnie u Ciebie. Jakie to będą informacje? Dowiesz się tego przede wszystkim pytając kandydatów w rekrutacji czy świeżo upieczonych pracowników – czego szukali na tym etapie? co było dla nich ważne? co przekonało ich do aplikowania?
  
  
• Buduj jasne, przejrzyste formularze rekrutacyjne czy selekcyjne – niech zachęcają kandydatów do aplikowania, do angażowania się w rekrutację.
  
  
• Dawaj informację zwrotną na każdym etapie rekrutacji – nawet tym kandydatom, którzy nie zakwalifikowali się do procesu (badania pokazują, że tego oczekuje 74% kandydatów, a otrzymuje jedynie 14%)

 

A podczas rozmowy rekrutacyjnej online:

• Daj kandydatowi instrukcję przed spotkaniem – napisz, czego będzie potrzebował, by dołączyć do spotkania. Czy wystarczy mu smartfon czy będzie musiał mieć komputer? Czy będzie musiał instalować jakąś aplikację? Przypomnij o konieczności włączenia głośnika i kamery. Rekrutacja online powinna się odbyć z udziałem video. 
  
  
• Znajdź odpowiednie miejsce na spotkanie – ciche, najlepiej z jednolitym tłem. Jeśli nie masz takiej możliwości, to załóż słuchawki. Mikrofon będzie bliżej twojej twarzy i będzie ciebie lepiej słychać. Jeśli będziesz robić notatki na komputerze, to pamiętaj, że dźwięk klawiszy może utrudniać rozmowę kandydatowi – słuchawki również mogą okazać się pomocne.
  
  
• Przygotuj się do rozmowy – tak, jak do każdego innego spotkania rekrutacyjnego. Przeczytaj uważnie CV, zanotuj kwestie, o które chcesz zapytać.
  
  
• Zadbaj o zbudowanie relacji – początek rozmowy poświęć na zbudowanie relacji z kandydatem, omówienie procesu rekrutacji. Możesz wyprzedzić ewentualne sytuacje trudne i zapewnić kandydata, że jesteś na to gotowa/y 😊 (kłopoty z łączem, domowe odgłosy itp.)
  
  
• Przekaż kandydatowi wcześniej swój mail lub numer telefonu – w sytuacji trudności technicznych będzie mógł nawiązać z tobą kontakt i poinformować, co się dzieje.

 

A przede wszystkim poprowadź tę rozmowę tak, jak robiłbyś to tradycyjnie – zadbaj o jej strukturę, o to, by przekazać wszystkie istotne informacje (o planie rekrutacji, o czasie udzielenia informacji zwrotnej, o firmie i roli) jak i o adekwatne zadawanie pytań i słuchanie kandydata.

 

Powodzenia!

 

---

Artykuł napisałam dla czasopisma "Branża dziecięca" i został opublikowany w wydaniu 4/2022.